La gestione elettronica dei documenti del personale, abbreviata in KEDO, è un sistema innovativo per l'elaborazione e l'archiviazione dei documenti del personale tramite mezzi elettronici. Attualmente il passaggio all'EDC è volontario, ma col tempo potrebbe diventare obbligatorio per tutte le organizzazioni e imprese, questo va tenuto presente.

È necessario passare a KEDO adesso?

Gestione elettronica dei documenti del personale sono regolati dalla legge n. 377-FZ “Sulla firma elettronica” e dalla legge n. 407-FZ “Sulla contabilità”, che prevedono la possibilità di firmare elettronicamente tutti i documenti del personale, utilizzando una firma elettronica. Ciò semplifica e accelera notevolmente il processo di elaborazione dei documenti e riduce anche la probabilità della loro perdita o danneggiamento.

Uno dei principali vantaggi di KEDO è il risparmio di tempo e risorse dell'organizzazione

La firma elettronica e l'archiviazione dei documenti possono ridurre significativamente le pratiche burocratiche e minimizzare i costi di stampa, consegna e archiviazione dei supporti cartacei. Inoltre, i documenti elettronici possono essere recuperati e verificati rapidamente, aumentando l'efficienza dei dipendenti del reparto Risorse umane. Tra gli altri vantaggi possiamo evidenziare quanto segue:

• Capacità di controllare e monitorare il flusso di documenti. Utilizzando un sistema elettronico, è possibile tracciare lo spostamento dei documenti, controllare i tempi e la sequenza della loro elaborazione. Ciò è particolarmente importante per il rispetto delle leggi sul lavoro, nonché per prevenire possibili violazioni ed errori.
• Maggiore sicurezza e riservatezza dei dati personali. L'archiviazione e la trasmissione elettronica dei documenti offrono protezione contro l'accesso non autorizzato e la fuga di informazioni. Per ogni file viene creata una firma elettronica che ne garantisce l'integrità e l'autenticità. Inoltre, il sistema elettronico consente di impostare diritti di accesso flessibili per i dipendenti per garantire solo il livello necessario di accesso ai dati riservati.
• Conformità alle tendenze attuali nello sviluppo della tecnologia dell'informazione e nella digitalizzazione dei processi. In un mondo in cui sempre più organizzazioni stanno passando alla gestione elettronica dei documenti, l'uso dell'EDC sta diventando una necessità per le imprese moderne.

In conclusione, vorremmo ribadire ancora una volta che KEDO è un sistema efficace e conveniente per l'elaborazione e l'archiviazione dei documenti del personale. La sua implementazione consente di ridurre i processi burocratici, aumentare l'efficienza del lavoro e garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati del personale. Con i moderni requisiti di digitalizzazione di tutti i settori di attività, il passaggio all’EDC è un passo logico.